O modelo híbrido de trabalho está recebendo uma aceitação crescente pelas empresas, e o debate sobre como funcionará a colaboração à distância nunca esteve tão em alta. O desafio é facilitar o trabalho em equipe mesmo com times total ou parcialmente remotos.
Uma pesquisa inédita realizada pela IDC, a pedido do Google Cloud, ouviu 897 colaboradores de grandes empresas que atuam no país entre dezembro de 2020 e janeiro de 2021. O estudo mostrou que 43% dos entrevistados afirmam que o modelo híbrido de trabalho já foi definido pelas empresas onde trabalham como padrão após a pandemia da COVID-19. Ao mesmo tempo, a mescla entre trabalho no escritório e a partir de outros lugares é o modelo mais desejado pela maioria das pessoas que ainda não sabem como será a rotina corporativa no pós-pandemia.
O Google Workspace possui uma vasta gama de plataformas colaborativas que conversam entre si e que podem ser utilizadas para transformar o modelo híbrido de trabalho. A suíte de aplicativos de produtividade inclui Gmail, Docs, Drive, Calendar, Meet e outros.
Confira a seguir algumas funcionalidades novas e outras não tão conhecidas das plataformas colaborativas do Google Workspace:
1 – Cancelamento de ruído em reuniões
Trabalhar de casa significa ter que lidar com barulhos e interrupções inesperadas, como obras no prédio, cachorro latindo e crianças precisando de atenção. Uma funcionalidade do Google Meet, no entanto, ajuda os usuários a evitar esse tipo de situação. O cancelamento de ruídos usa inteligência artificial e machine learning para retirar os sons indesejados no ambiente, como barulhos de porta e sons de digitação no teclado.
Para ativar a ferramenta, que está disponível nas versões web e mobile (Android e iOS), entre na página principal do Google Meet, clique em “Configurações”, no canto superior direito, selecione “Áudio” e ative a opção “Cancelamento de ruído”.
2 – Legendas em tempo real
É cada vez mais comum trabalhar em equipes compostas por pessoas de vários lugares do mundo. Por mais que seja legal ter uma soma de diferentes culturas em um time, às vezes a língua pode ser uma barreira – principalmente durante reuniões e apresentações.
O recurso de legenda em tempo real do Google Meet é uma solução para quem precisa assistir apresentações faladas em outros idiomas. Além do português do Brasil, a ferramenta do Google Meet também reconhece falas em inglês, espanhol (de Espanha e México), francês e alemão.
Para ativar a funcionalidade, basta acessar as configurações da ligação e ativar as legendas na língua desejada.
3 – E-mails programados
Um dos maiores desafios do trabalho remoto é saber separar a vida pessoal da profissional, e muitas vezes elas acabam se interligando de uma maneira pouco saudável. Por isso, é importante ter controle sobre os próprios horários e os da equipe. No entanto, o que fazer quando se está trabalhando em horários – e até mesmo fusos – diferentes dos colegas?
Os e-mails programáveis do Gmail são uma boa saída para esse dilema. Ao terminar de redigir o e-mail, bem ao lado do botão enviar há uma seta que dá acesso à opção “Programar envio”. Ao selecioná-la, é possível escolher entre algumas opções predeterminadas de dia e hora ou selecionar alguma outra alternativa manualmente. Vale lembrar que é possível cancelar o envio de mensagens programadas na aba esquerda do Gmail, em “Programados”.
4 – Google Groups
O Google Groups é uma funcionalidade antiga e ainda extremamente útil do Google Workspace. A ferramenta viabiliza a criação de grupos de discussão com e-mails organizados, uma lista de contatos de fácil gerenciamento e um acervo de mensagens que podem ser consultadas mesmo depois de apagadas da Caixa de Entrada.
A partir da janela inicial da plataforma, é possível iniciar grupos para facilitar a troca de e-mails. É possível, por exemplo, criar um grupo apenas para o time de um determinado projeto, e o Groups age como um fórum, cuja participação se dá através de mensagens de email. Através dele, é possível estabelecer painéis de discussão com privacidade pública ou privada, o que facilita a interação com outras pessoas da organização e a comunicação com grupos de trabalho.
Também é possível atribuir tarefas a outros membros dos grupos, marcar itens com etiquetas específicas e gerenciar e-mails compartilhados. Para completar, também há a opção de configurar uma resposta automática para as mensagens recebidas pelos grupos dos quais você faz parte.
5 – Google Forms
Com menos interações presenciais, ferramentas como o Google Forms são essenciais para manter uma boa comunicação dentro de empresas e escolas. Como o nome já sugere, a plataforma permite a produção e compartilhamento de formulários e questionários voltados para pesquisas ou avaliações.
Com vários templates prontos (além da possibilidade de editar ainda mais cada questionário), o Google Forms é útil em situações como recolhimento de feedbacks, cadastros para eventos, reunião de dados de pesquisa.
Como o nome já indica, a plataforma possibilita a produção de questionários voltados para pesquisas ou avaliações. Embora ofereça possibilidade de edição, o serviço conta com diversos modelos prontos e, diga-se de passagem, é bastante intuitivo.
É possível escolher se cada pergunta será obrigatória ou não, de múltipla escolha ou dissertativa, se apenas uma opção pode ser selecionada, dentre várias outras opções. Após as respostas serem devidamente preenchidas pelos participantes, é gerado um relatório mostrando os resultados do formulário.
Apesar do retorno total e irrestrito aos escritórios parecer cada vez mais distante, o modelo híbrido de trabalho figura cada vez mais como a melhor opção para empresas. E o que não faltam são softwares do Google Workspace para auxiliar o trabalho colaborativo – seja ele à distância ou não.
